Erstprüfung anfragen

Leistungen

Fünf Prozessarten, die in fast jedem Betrieb Zeit kosten, und wie WFWeb sie übernimmt. Wir arbeiten dabei mit den Systemen, die Sie bereits nutzen: Postfach, Tabellen, ERP, Buchhaltung.

Betrag: 486,20 € Datum: 12.07. USt: 19 %
Beleg- & Rechnungsverarbeitung Eingehende Belege - ob per Mail, Scan oder Upload - werden automatisch ausgelesen, der richtigen Kostenstelle zugeordnet und strukturiert an Ihre Buchhaltung übergeben. Unklare Fälle landen zur Prüfung bei Ihnen statt im System.
Rechnung
Anfrage
Spam
Rechnung
E-Mail-Triage Die Triage ordnet eingehende E-Mails nach festen Regeln. Jede Mail bekommt Kategorie und Priorität, passende Antwortentwürfe entstehen mit. Versendet wird nur nach Ihrer Freigabe.
CRM
ERP
Datenübertragung & Sync Wenn dieselben Daten in mehreren Systemen gepflegt werden, entstehen Fehler. WFWeb hält CRM, ERP, Tabellen und Ablage automatisch synchron. Jede Übertragung wird protokolliert, ohne Copy & Paste.

Rechnung über 1.240,00 €
freigeben?

✓ FreigebenSpäter
✓ Freigegeben · gebucht
Freigabe- & Erinnerungs-Workflows Die Automatisierung sammelt offene Vorgänge und erinnert an Fristen. Entschieden wird bei Ihnen. Offene Freigaben und überfällige Antworten werden vorgelegt, bevor sie in Ordnern versanden.
Report · automatisch · jeden Montag 7:00
Datenaufbereitung & Reporting Der Bericht wird montags aus den festgelegten Quellen erstellt und landet in Ihrem Postfach oder Ihrer Ablage. Das Zusammensuchen von Zahlen am Monatsende entfällt.
Beleg- & Rechnungsverarbeitung

Rechnungseingang automatisieren

Rechnungen kommen per Mail, als Scan oder per Upload. Die Automatisierung überwacht das Postfach und legt jeden Anhang im Eingang ab. Ein lokal laufendes KI-Modell liest Betrag, Datum und Steuersatz direkt aus dem Beleg aus, ohne Cloud-Dienst und ohne dass ein Beleg Ihr System verlässt.

Die Zuordnung zu Kostenstelle und Konto folgt Ihren Regeln aus Lieferant und Belegart. Netto, Steuer und Brutto werden gegengerechnet, fehlende Pflichtangaben fallen auf. Belege, die eine Prüfung nicht bestehen, landen mit Hinweis bei Ihnen. Alle anderen gehen strukturiert an die Buchhaltung, jeder Schritt wird protokolliert.

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E-Mail-Triage

E-Mails automatisch sortieren

Die Triage liest jede eingehende Mail und hält die Fakten fest: Kategorie, Absender, Referenznummer und Frist. Priorität und zuständiges Postfach berechnet danach ein festes Regelwerk. Dieselben Angaben führen immer zum selben Ergebnis.

Wo eine Antwort ansteht, liegt ein fertig formulierter Entwurf bei. Versendet wird nichts automatisch: Jeder Entwurf wartet auf Ihre Freigabe. Reklamationen, Kündigungen und alles, was in keinen Standardfall passt, werden nicht stillschweigend einsortiert, sondern landen mit Begründung in Ihrer Prüfliste.

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Datenübertragung & Sync

Daten zwischen Systemen abgleichen

Werden dieselben Daten in mehreren Systemen gepflegt, entstehen Abweichungen und Tippfehler. Die Automatisierung hält CRM, ERP, Shop, Tabellen und Ablage synchron und vergleicht die Datensätze Feld für Feld.

Ist eindeutig, welche Seite aktueller ist, schreibt der Abgleich die Änderung selbst. Diese Entscheidung treffen feste Prüfregeln, kein Sprachmodell. Unklare Fälle werden nicht stillschweigend zusammengeführt, sondern mit Begründung zur Entscheidung vorgelegt. Jede Übertragung wird protokolliert.

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Freigabe- & Erinnerungs-Workflows

Freigaben und Fristen im Blick behalten

Offene Rechnungsfreigaben, ausstehende Antworten und laufende Fristen verteilen sich oft auf Postfächer und Ordner. Die Automatisierung sammelt diese Vorgänge an einer Stelle und erinnert rechtzeitig, bevor etwas liegen bleibt.

Entschieden wird weiterhin bei Ihnen: Die Automatisierung legt vor und führt nach Ihrer Freigabe aus. Welche Vorgänge, Fristen und Zuständigkeiten dazugehören, halten wir in der Detailanalyse schriftlich fest.
Datenaufbereitung & Reporting

Berichte automatisch erstellen

Kennzahlen aus Buchhaltung, Tabellen oder ERP zusammenzusuchen kostet am Monatsende viel Zeit. Die Automatisierung erstellt Ihren Bericht nach festem Zeitplan aus den festgelegten Quellen, zum Beispiel jeden Montag um 7 Uhr.

Der fertige Bericht landet in Ihrem Postfach oder Ihrer Ablage. Welche Quellen und Kennzahlen hineingehören, legen wir gemeinsam in der Detailanalyse fest.

Was das konkret bringt.

Beispielrechnung für einen typischen Belegprozess mit 300 Eingangsbelegen im Monat. Ihre tatsächlichen Zahlen ermitteln wir in der Analyse: mit Ausgangswert, Zielwert und Messmethode.

Manuell heute
12:00 Min
Mit WFWeb
0:45 Min

Woraus die 12 Minuten je Beleg heute bestehen

Arbeitsschritt heute mit WFWeb
Mail sichten, Anhang ablegen 1:30 Min Das Postfach wird überwacht, der Anhang landet automatisch im Eingang.
Betrag, Datum und Steuersatz abtippen 4:00 Min Ein lokal laufendes Modell liest die Felder direkt aus dem Beleg aus.
Kostenstelle und Konto nachschlagen 3:30 Min Die Zuordnung folgt Ihren Regeln aus Lieferant und Belegart.
Nachrechnen und Pflichtfelder prüfen 2:00 Min Netto, Steuer und Brutto werden gegengerechnet, fehlende Pflichtangaben fallen auf.
An die Buchhaltung übergeben 1:00 Min Die Übergabe erfolgt strukturiert, jeder Schritt wird protokolliert.
Zweifelsfälle entscheiden – 0:45 Min bleibt bei Ihnen
Etwa jeder achte Beleg geht zur Prüfung an Sie und kostet dort rund sechs Minuten. Auf alle 300 Belege gerechnet sind das 45 Sekunden je Beleg.
Summe je Beleg 12:00 Min 0:45 Min

Bei 300 Belegen im Monat: 300 × 11:15 Minuten Ersparnis ergeben rund 56 Stunden. Die Zeiten sind gesetzte Annahmen für dieses Rechenbeispiel, keine gemessene oder zugesicherte Ersparnis. Ihr tatsächliches Potenzial wird in der Analyse gemessen.

56 Std. gesparte Arbeitszeit
pro Monat
94 % weniger Bearbeitungszeit
je Beleg
Tag 30 erster Nutzen-Review
nach Livegang

Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?

Genau den sehen wir uns in der kostenlosen Erstprüfung an. Sie erhalten eine konkrete Einschätzung, ob sich der Prozess sinnvoll automatisieren lässt.

  • Ein Prozess Ihrer Wahl
  • Keine Systemzugänge nötig
  • Konkrete Einschätzung am Ende
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